Woher diese Angaben stammen
Die nachfolgenden Fristen sind keine Absichtserklärung: Sie werden unmittelbar aus dem Verzeichnis erzeugt, nach dem unsere automatischen Löschläufe arbeiten. Ändert sich eine Frist im System, ändert sich diese Seite mit. Angegeben ist jeweils die Frist und die Vorschrift, auf die sie sich stützt.
Rechnungen, Gutschriften und Rechnungspositionen
10 Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres. Grundlage: § 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG, § 257 Abs. 4 HGB; Ausnahme vom Löschrecht nach Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO. Diese Unterlagen sind vom Löschrecht ausgenommen (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO) und werden für alle anderen Zwecke gesperrt. Sie tragen eingefrorene Kopien von Name und Anschrift und bleiben deshalb auch dann bestehen, wenn Ihr Konto gelöscht wird.
Buchungssätze, Belege, Zahlungszuordnungen und Steuermeldungen
10 Jahre ab Ende des Buchungsjahres. Grundlage: § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4 AO, § 257 HGB; Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO.
Bestellungen und Vertragsdaten
6 Jahre ab Ende des Vertragsjahres, bei buchungsrelevanten Vorgängen 10 Jahre. Grundlage: § 257 Abs. 4 HGB (Handelsbrief), § 147 Abs. 3 AO; Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO. Da zu jeder bezahlten Bestellung eine Buchung gehört, setzen wir im Zweifel die längere Frist an.
Guthabenbewegungen
10 Jahre. Grundlage: § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO (Buchungsbeleg); Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO.
Dokumente je Teamler (Zeugnisse, Schulungsnachweise)
Ohne Kontolöschung bis die Person oder Planende das Dokument löschen. Nach einer Kontolöschung gesperrt bis zum 31. Dezember des dritten Jahres danach, dann endgültig gelöscht. Grundlage: § 195, § 199 Abs. 1 BGB (Verjährung von Ansprüchen aus dem Beschäftigungsverhältnis); Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO.
Arbeitsverträge der Teamler mit Stundensatz, Gehalt, Unterschrift und Vertragsverlauf
Lohnrelevante Unterlagen zehn Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem das Vertragsverhältnis endete; sonst drei Jahre nach dem Ende (Verjährung). Grundlage: § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO (Buchungsbelege, Lohnabrechnungsgrundlagen); § 41 EStG (Lohnkonto); § 195, § 199 Abs. 1 BGB (Verjährung).
Zeiterfassung der Teamler: Stempelzeiten, Pausen, Korrekturen und Notizen
Mindestens zwei Jahre nach dem Arbeitstag; bleiben die Zeiten für die Lohnabrechnung nötig, zehn Jahre. Grundlage: § 16 Abs. 2 ArbZG (Aufzeichnung der Arbeitszeit, mindestens zwei Jahre); § 147 AO (bei Lohnbezug).
Urlaub, Abwesenheiten und Krankmeldungen der Teamler
Urlaubsnachweise und Krankmeldungen (nur Zeitraum und Ja/Nein, ohne Diagnose) drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind. Grundlage: § 195, § 199 Abs. 1 BGB (Urlaubsansprüche); Art. 9 Abs. 1 und 2 lit. b DSGVO (Gesundheitsdaten im Arbeitsverhältnis); § 3 EFZG (Entgeltfortzahlung).
Dienstliche Angaben im Teamprofil: Position und Eintrittsdatum
Drei Jahre nach dem Ende des Jahres der Kontolöschung (Verjährung); bis dahin nur als Pseudonym mit der Kennung. Grundlage: § 195, § 199 Abs. 1 BGB (Verjährung von Ansprüchen aus dem Beschäftigungsverhältnis); Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO.
Zustimmungen zum Auftragsverarbeitungsvertrag
Für die Dauer des Vertrags und drei Jahre darüber hinaus. Grundlage: Art. 28 Abs. 9, Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht); § 195 BGB für die Nachlaufzeit.
Einwilligungen und deren Widerruf
Newsletter-Einwilligungsnachweis pseudonymisiert 3 Jahre. Grundlage: Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweis der Einwilligung), § 7 Abs. 2 UWG. Der Nachweis überlebt eine Löschung bewusst: Er ist unsere Verteidigung gegen den Vorwurf, ohne Einwilligung geworben zu haben. Er liegt deshalb nur noch als Hash vor, nicht als Adresse.
Protokoll über Sperren, Rechteänderungen und Verwaltungsvorgänge am Konto
Derzeit 30 Tage (Umgebungsvariable AUDIT_LOG_RETENTION_DAYS). Grundlage: Art. 5 Abs. 2, Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO; für buchungsbezogene Einträge § 147 AO i. V. m. GoBD. Einträge, die Eingriffe an aufbewahrungspflichtigen Unterlagen betreffen (Rechnungen, Belege, Steuer- und Auftragsverarbeitungsvorgänge), sind von der manuellen Bereinigung ausgenommen – die Nachvollziehbarkeit dieser Vorgänge ist nach § 146 Abs. 4 AO und § 239 Abs. 3 HGB vorgeschrieben.
Externe Buchhaltungszugänge (Steuerkanzlei) und deren Zugriffsprotokoll
Zugangsdatensatz dauerhaft; Zugriffs- und Exportprotokoll so lange wie das Prüfprotokoll (derzeit 30 Tage). Grundlage: Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht über Empfänger nach Art. 15 Abs. 1 lit. c); § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO i. V. m. GoBD (Verfahrensdokumentation, wer Zugriff auf die Buchführung hatte).
Teamprofil: Vor- und Nachname, Telefon, Notfallkontakt, Angaben über mich, Fähigkeiten, Sprachen und interne Notizen
Mit der Kontolöschung. Grundlage: Art. 17 Abs. 1 DSGVO; für diese Angaben besteht keine Aufbewahrungspflicht.
Wochentage und Zeiten, zu denen die Person verfügbar ist
Mit der Kontolöschung. Grundlage: Art. 17 Abs. 1 DSGVO; keine Aufbewahrungspflicht.
Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anmeldedaten
Mit Ausführung der Löschung. Grundlage: Zweck entfällt mit dem Konto (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Anmeldesitzungen und vertrauenswürdige Geräte
Abgelaufene Sitzungen nach 7 Tagen, Gerätemerker nach 30 Tagen; bei Löschung sofort. Grundlage: Zweck entfällt mit dem Ablauf (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO).
Anmeldeverlauf mit IP-Adressen
1 Jahr; bei Löschung sofort. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Missbrauchsabwehr), danach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO.
Sicherheitsprotokoll (fehlgeschlagene Anmeldungen, Sperren, auffällige Zugriffe)
90 Tage; übrige Systemprotokolle 30 Tage. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung, Art. 32), danach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO. Ein unbefugter Zugriff fällt selten am selben Tag auf; ein Quartal ist der Zeitraum, in dem sich ein gemeldeter Vorfall noch nachvollziehen lässt. Dieses Protokoll wird bei einer Kontolöschung nicht geleert (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO), sondern läuft über seine eigene Frist aus.
Technische Fehlermeldungen des Adminbereichs
90 Tage. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrieb und Fehlersuche), danach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO.
Datenbanksicherungen
35 Tage; die jüngsten fünf Sicherungen bleiben unabhängig vom Alter erhalten. Grundlage: Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO (Wiederherstellbarkeit), danach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO.
Versandprotokoll ausgehender E-Mails
Adresse im Klartext 90 Tage, Zeile insgesamt 400 Tage; bei Löschung sofort ohne Personenbezug. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Zustellnachweis), danach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO. Gespeichert werden Empfängeradresse, Betreff und Zustellstatus – nicht der Nachrichtentext. Bei einer Kontolöschung entfällt der Personenbezug sofort.
Discord-Direktnachrichten an und von Kunden (Kontaktprotokoll der Kundenakte)
400 Tage; bei Löschung des Kontos sofort. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Nachweis der Kundenkommunikation), danach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO.
Newsletter-Eintrag, erhaltene Kampagnen und Zustellfehler
Nach Abmeldung 30 Tage, Versandprotokoll 400 Tage. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), danach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO.
Supportanfragen und Nachrichtenverlauf
6 Jahre, soweit der Vorgang ein Handelsbrief ist. Grundlage: § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO; Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO. Ob ein Ticket ein Handelsbrief ist, hängt vom Inhalt ab – eine Vertragsänderung ist einer, eine Störungsmeldung nicht. Weil sich das technisch nicht unterscheiden lässt, behandeln wir Support-Vorgänge einheitlich als aufbewahrungspflichtig.
Chatsitzungen einschließlich Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer von Gästen
180 Tage nach der letzten Aktivität; bei Löschung sofort. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Bearbeitung der Anfrage), danach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO. Ein Prüfcode zur Verifizierung wird bereits direkt nach Ablauf seiner Gültigkeit entfernt.
Bereitstellungsläufe und Zustellung von Zugangsdaten
Einmalzugänge 30 Tage, das hinterlegte Kennwort nur bis zum Ablauf der Abruffrist; bei Löschung sofort. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), danach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO. Ein zur Abholung bereitgestelltes Kennwort wird gelöscht, sobald die Abruffrist von 24 Stunden abgelaufen ist – ein Geheimnis, das niemand mehr abrufen darf, ist nur noch Angriffsfläche.
Vertriebskontakte und Interessentendaten
Mit Ausführung der Löschung, sofern der Kontakt nicht zu einem Vertrag geführt hat. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Anbahnung), danach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO. Hat ein Kontakt zu einem Vertrag geführt, ist er Teil der Vertragsanbahnung und unterliegt der Aufbewahrungspflicht für Handelsbriefe.
Protokoll über die Nutzung von KI-Funktionen
Benutzerbezug 90 Tage, danach nur noch Betriebszahlen ohne Personenbezug. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Kostenzuordnung und Betrieb), danach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO. Übrig bleibt eine reine Betriebszahl ohne Personenbezug (Anbieter, Modell, Menge, Dauer). Eingabetexte werden in diesem Protokoll nicht gespeichert; wohin sie gehen, steht in Abschnitt 20.
Warenkorb ohne Konto (Gast)
30 Tage nach Anlage der Position. Grundlage: Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO (Speicherbegrenzung); der Zweck endet mit der Kaufabsicht.
Benachrichtigungen im Kundenbereich und Warenkorb
Mit Ausführung der Löschung. Grundlage: Zweck entfällt mit dem Konto (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Kontolöschung
Zwischen Ihrem Löschantrag und der Ausführung liegen 30 Tage. Diese Wartezeit schöpft die Monatsfrist des Art. 12 Abs. 3 DSGVO aus und gibt Ihnen Gelegenheit zum Widerruf, denn eine Kontolöschung lässt sich nicht rückgängig machen. Was dabei bleibt und warum, teilen wir Ihnen auf Anfrage vollständig mit.
Backups
Sicherungskopien enthalten die zum Sicherungszeitpunkt vorhandenen Daten. Sie werden verschlüsselt und getrennt aufbewahrt und im Rahmen der üblichen Rotation überschrieben. Eine Löschung innerhalb eines Backups ist technisch nicht möglich; gelöschte Daten verschwinden dort erst mit der Sicherung selbst.
